Mapa serwisu
Widok kompaktowy
Ostatnio dodane
Ostatnio zaktualizowane
Biuletyn Informacji Publicznej

Urząd Miasta Chełm

Zakres wyszukiwania:

zgłoszenia zewnętrzne

Zakres obowiązków informacyjnych w BIP Prezydenta Miasta Chełm:

 Szanowni Państwo !

W związku z wejściem w życiem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 r., poz. 928), Prezydent Miasta Chełm wdrożył Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Zachęcamy również do skorzystania z naszych wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych wdrożonych w Urzędzie Miasta Chełm, które zostały opracowane z myślą o zapewnieniu bezpieczeństwa i skuteczności w rozwiązywaniu zgłaszanych problemów. Wybór tej formy zgłoszenia niesie za sobą wiele korzyści, ponieważ zgłoszenia wewnętrzne pozwalają na szybsze i bardziej precyzyjne działania. Zgłaszając sprawę wewnętrznie, masz również większy wpływ na proces wyjaśniania i rozwiązania sytuacji.

W przypadku chęci skorzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych przekazujemy najważniejsze informacje związane ze zgłoszeniem:

 I. Kto może zgłosić naruszenie prawa? 

Zgłoszenia zewnętrznego może dokonać osoba, która posiada informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Prezydentem Miasta Chełm. Należy przez to rozumieć w szczególności:

  1. obecnego lub byłego pracownika Urzędu Miasta Chełm;
  2. kandydata do pracy w Urzędzie Miasta Chełm (w procesie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy);
  3. osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
  4. przedsiębiorcę wykonującego usługi na rzecz Prezydenta Miasta Chełm;
  5. osobę świadczącą pracę na rzecz Prezydenta Miasta Chełm pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
  6. praktykanta, stażystę i wolontariusza.

 II. Czego może dotyczyć zgłoszenie naruszenia prawa?

 Zgłoszenie naruszenia prawa przez Sygnalistę będzie podlegało niniejszej procedurze po spełnieniu poniższych warunków:

  1. Dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze – Sygnalista w chwili dokonywania zgłoszenia zewnętrznego ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa,
  2. Kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być uzyskane w związku z pracą w/ lub na rzecz Prezydenta Miasta Chełm,
  3. Informacje przekazane w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszeń prawa tj. działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczącego:
  4. korupcji;
  5. zamówień publicznych;
  6. usług, produktów i rynków finansowych;
  7. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  8. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  9. bezpieczeństwa transportu;
  10. ochrony środowiska;
  11. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  12. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  13. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  14. zdrowia publicznego;
  15. ochrony konsumentów;
  16. ochrony prywatności i danych osobowych;
  17. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  18. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  19. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  20. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-q.

III. Jak zgłosić informację o naruszeniu prawa w Urzędzie?

 Zgłoszenia można dokonać imiennie w następujący sposób:

  • Pisemnie na adres do korespondencji: Prezydent Miasta Chełm ul. Lubelska 65, 22-100 Chełm z dopiskiem Sygnalista- zgłoszenie zewnętrzne;
  • Osobiście w siedzibie Urzędu Miasta Chełm po wcześniejszym umówieniu spotkania z osobą upoważnioną, które odbędzie się w ciągu 14 dni od dnia wystąpienia z takim wnioskiem.

Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania można złożyć telefonicznie pod numerem 82 565 23 24.

 IV. Co będzie dalej z moim wnioskiem?

  1. Prezydent Miasta Chełm potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
  2. Prezydent Miasta Chełm może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne.
  3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Prezydent Miasta Chełm może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych  do rozpoznania zgłoszenia.
  4. Prezydent Miasta Chełm poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania organu.

Informacja zwrotna

  1. Prezydent Miasta Chełm przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
  2. Informacja zwrotna powinna zwierać informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  3. Prezydent Miasta Chełm poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
  4. Prezydent Miasta Chełm poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

V. Zasady poufności

Prezydent Miast Chełm przy zgłoszeniach zewnętrznych zapewnia pełną zgodność z zasadami poufności, dbając o ochronę tożsamości zgłaszającego oraz treści przekazanych informacji. Organ realizuje to poprzez następujące działania:

  1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być składane za pomocą dedykowanych, zabezpieczonych kanałów;
  2. Tylko wyznaczeni pracownicy organu, posiadający odpowiednie uprawnienia, mogą przetwarzać zgłoszenia. Każda osoba zaangażowana w proces jest zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej.
  3. Wszelkie dane pozwalające na identyfikację Sygnalisty, mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego wyraźnej zgody, za wyjątkiem ujawnienia ich właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
  4. Wszystkie zgłoszenia i związane z nimi informacje są przechowywane w sposób zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, zgodnie z wymogami prawa i najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych.
  5. Proces przetwarzania zgłoszeń jest jasno określony i zgodny z przepisami prawa. Sygnalista jest informowany o kolejnych etapach rozpatrywania sprawy, przy zachowaniu pełnej dyskrecji.

Dzięki tym środkom Prezydent Miasta Chełm gwarantuje, że Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia z pełnym poczuciem bezpieczeństwa i ochrony ich praw. Przestrzeganie zasad poufności jest priorytetem, który pozwala budować zaufanie do systemu zgłoszeń zewnętrznych.

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych

Prezydent Miasta Chełm przestrzega najwyższych standardów ochrony danych osobowych podczas przetwarzania zgłoszeń zewnętrznych, działając zgodnie z przepisami RODO oraz krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Oran zapewnia, że dane osobowe będą:

  1. przetwarzane wyłącznie w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO),
  2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane  dalej  w sposób niezgodny  z tymi  celami  (zasada  ograniczenia  celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
  3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
  4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
  5. przechowywane  w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
  6. przetwarzane w sposób zapewniający  odpowiednie  bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia RODO informujemy również, że:

  1. Administratorem Danych Osobowych jest Prezydent Miasta Chełm.
  2. Dane osobowe osoby zgłaszającej oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
  3. Administrator Danych Osobowych przetwarza dane osobowe osób wskazanych w ust. 2 w celach określonych w przepisach prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu innym podmiotom, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego lub w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
  5. Dane osobowe osób wskazanych w ust. 2 będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, a w przypadku zgłoszeń, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.
  6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania danego zgłoszenia są usuwane w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla danego zgłoszenia.
  7. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się chyba, że Sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych lub świadomie zgłasza nieprawdę.
  8. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się chyba, że Sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych lub świadomie zgłasza nieprawdę.
  9. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu), ani nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
  10. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo żądania od Administratora:
  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania danych.
  1. W przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych można wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.

VII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

 Działania następcze, podejmowane przez Prezydenta Miasta Chełm po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, mają na celu weryfikację zgłoszenia, podjęcie odpowiednich kroków w celu usunięcia naruszeń oraz ochronę interesów publicznych i osób zaangażowanych. Oto kluczowe aspekty tych działań:

  1. Weryfikacja zgłoszenia

Po otrzymaniu zgłoszenia Organ dokonuje jego analizy w celu ustalenia:

  • Czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje, aby rozpocząć postępowanie.
  • Czy zgłoszenie dotyczy sprawy objętej zakresem kompetencji Organu.
  • Czy zgłoszenie jest uzasadnione, np. poprzez wstępną ocenę dowodów.
  1. Kontakt z Sygnalistą

W razie potrzeby Organ kontaktuje się z Sygnalistą, aby:

  • Uzupełnić brakujące informacje lub wyjaśnić niejasności.
  • Przekazać potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
  • Informować o podjętych działaniach (w granicach możliwości prawnych i poufności).
  1. Przeprowadzenie postepowania wyjaśniającego

Organ podejmuje odpowiednie działania wyjaśniające, które mogą obejmować:

  • Zebranie dodatkowych dowodów, np. dokumentacji, nagrań czy innych materiałów.
  • Zwrócenie się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
  • Przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym lub innej jednostce  organizacyjnej,  której  powierzono  zadania  w drodze porozumienia.
  1. Zastosowanie środków zaradczych

Jeżeli zgłoszenie potwierdza wystąpienie naruszenia, Organ podejmuje działania mające na celu:

  • Usunięcie naruszenia,
  • Wdrożenie procedur naprawczych w celu zapobieżenia podobnym naruszeniom w przyszłości.
  • Współpracę z innymi organami lub instytucjami, jeśli sprawa wymaga działań wielostronnych.
  1. Przekazanie do innego Organu

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, Prezydent Miasta Chełm przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

  1. Informowanie o wyniku zgłoszenia

W miarę możliwości i w granicach obowiązującego prawa Organ może poinformować Sygnalistę o:

  • Wynikach działań wyjaśniających.
  • Podjętych środkach zaradczych lub sankcjach.
  • Ewentualnych dalszych krokach, które zostaną podjęte.

Dodatkowo informujemy, że:

  • Prezydent Miasta Chełm może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu  z wcześniejszym  zgłoszeniem  tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu.
  • W razie kolejnego zgłoszenia – Prezydent Miasta Chełm pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

 VIII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Prezydent Miasta Chełm podejmuje szereg działań, aby chronić Sygnalistów przed działaniami odwetowymi, zapewniając im bezpieczeństwo i możliwość zgłaszania naruszeń bez obaw o negatywne konsekwencje. Sygnaliście przysługuje ochrona od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

  1. Zakaz działań odwetowych
  • Działania odwetowe, takie jak zwolnienie, degradacja, zastraszanie, dyskryminacja czy inne niekorzystne konsekwencje w miejscu pracy lub poza nim, są wyraźnie zakazane.
  • Prezydent Miasta Chełm monitoruje przestrzeganie tego zakazu w kontekście zgłoszonych naruszeń.
  1. Poufność tożsamości Sygnalisty
  • Tożsamość Sygnalisty oraz wszelkie dane, które mogą umożliwić jego identyfikację, są ściśle chronione i udostępniane jedynie w przypadku bezwzględnej konieczności, np. gdy wymagają tego przepisy prawa.
  • Dane Sygnalisty są przetwarzane wyłącznie przez upoważnione osoby i w zakresie niezbędnym do realizacji postępowania.
  1. Dostęp do środków prawnych
  • Sygnaliści mogą korzystać z ochrony przewidzianej w przepisach krajowych i międzynarodowych dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia, takich jak dyrektywa UE 2019/1937 w sprawie ochrony Sygnalistów.
  • W przypadku działań odwetowych Sygnalista ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem, a Organ może zapewnić wsparcie prawne.
  1. Ochrona praw pracowniczych
  • Sygnalistom, którzy zgłaszają naruszenia, przysługuje ochrona przed nieuzasadnionym zwolnieniem, zmianą warunków pracy, odmową awansu czy innymi formami represji zawodowej.
  • Organ regularnie monitoruje sytuację Sygnalisty oraz prowadzi analizę działań odwetowych.
  • Działania związane z ochroną Sygnalistów są audytowane w celu zapewnienia ich skuteczności.
  1. Sankcje za działania odwetowe
  • Osoby dopuszczające się działań odwetowych mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności dyscyplinarnej, administracyjnej lub karnej, w zależności od charakteru naruszenia.

Informujemy, że ochronie nie podlega Sygnalista, którego zgłoszenie uznano za nierzetelne, złośliwe lub złożone w złej wierze, który dokonuje zgłoszenia złośliwych plotek bądź pogłosek w szczególności stanowiących świadome pomówienie lub wprowadzające celowo w błąd poprzez m.in. podanie nieprawdziwych danych.

Dla osób rozważających skorzystanie z instytucji zgłoszenia zewnętrznego informujemy o możliwości skorzystania z poufnej porady: 

  • w trybie  31 ust. 1 pkt 5ustawy istnieje możliwość uzyskania wsparcia od RPO, który udziela sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21, oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne,
  • możliwości uzyskania wsparcia w trybie  41ustawy z 5.8.2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 945 ze zm.).

 Termin wizyty w ramach nieodpłatnej pomocy prawnej można uzgodnić:

  • Telefonicznie pod nr 698 740 865 (w godz. 7.30-15.30)
  • Za pośrednictwem strony internetowej przeznaczonej do zapisów: https://np.ms.gov.pl/zapisy
  • Pisząc na e-mail: pomocprawna@umchelm.pl w treści należy podać jeden z poniższych środków komunikowania się na odległość wraz z danymi kontaktowymi (uwaga: proszę nie opisywać sprawy oraz nie przesyłać dokumentów jej dotyczących).

IX. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Informujemy,  że dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym:

  1. odpowiedzialności dyscyplinarnej;
  2. odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych;
  3. odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem  5ustawy o ochronie sygnalistów (informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy).

– pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

X. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

 Z Rzecznikiem Praw Obywatelskich można skontaktować się:

  • Pisemnie na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
  • Przez Internet:
  • Formularz online dostępny: Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich
  • Mailowo na adres: biurorzecznika@brpo.gov.pl
  • za pośrednictwem ePUAP:

https://epuap.gov.pl/wps/myportal/aplikacje/skrzynka?formSubId=RPO&serviceId=SC:51168&formName=UGlzbW8gb2fDs2xuZSB6IG9ic8WCdWfEhSBkdcW8eWNoIHBsaWvDs3c=&kupName=UGlzbW8gb2fDs2xuZSBkbyBSemVjem5pa2EgUHJhdyBPYnl3YXRlbHNraWNo

 

od do
Dane Przenieś Opcje Tytuł Data utworzenia Znak dokumentu Wprowadzający Wytwarzający Wydział