Urząd Miasta Chełm

SYGNALIŚCI

Z dniem 25.09.2024 r. weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Zgodnie z ustawą, podmioty wskazane w ustawie mają obowiązek wprowadzić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Mając to na uwadze Prezydent Miasta Chełm Zarządzeniem Nr 25/24 z dnia 30 września 2024 r. wdrożył Wewnętrzną Procedurę Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych w Urzędzie Miasta Chełm.  

Zgodnie z przepisami ustawy sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest zatem każda osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia, która informację o naruszeniu prawa może powziąć w kontekście związanym z pracą. W szczególności mogą to być:

1. pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu;
2. osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu;
3. inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem, w szczególności:
   1. osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia naruszenia prawa,
   2. praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące naruszenia prawa pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE

Sygnalista może dokonać pisemnego zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa w Urzędzie Miasta Chełm w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy do obsługi zgłoszeń mSygnalista.  Aby dokonać zgłoszenia naruszenia prawa należy uruchomić aplikację znajdującą się pod linkiem: umchelm.msygnalista.pl i skorzystać z instrukcji dokonania zgłoszenia dostępnej poniżej.

Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:

• Dane Sygnalisty m.in.: imię, nazwisko, stanowisko;
• Dane kontaktowe np.: telefon, e-mail, adres do korespondencji;
• Preferowaną formę kontaktu z Sygnalistą;
• Datę, czas wystąpienia naruszenia, czas trwania naruszenia, chronologię wydarzeń;
• Miejsce wystąpienia naruszenia;
• Opis zgłaszanego naruszenia, na czym ono polega, przebieg zdarzenia;
• Źródło informacji o naruszeniu, czy Sygnalista był bezpośrednim świadkiem, od kogo słyszał o naruszeniu, czy uczestniczył w naruszeniu;
• Dane osoby/osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia;
• Dane osoby/osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia naruszenia;
• Dane osoby/osób powiązanych z Sygnalistą;
• Informację dotyczącą dowodów potwierdzających naruszenie prawa (wszelkie dokumenty w dowolnym formacie) lub dodatkowych informacji uprawdopodabniających wystąpienie naruszenia lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia;
• Informację, czy przekazywane w treści zgłoszenia naruszenia prawa stanowiły podstawę wcześniejszych zgłoszeń: do kogo ?, gdzie ?, kiedy ?

Uwaga!

• podanie danych kontaktowych jest nieobowiązkowe jednakże w przypadku ich braku nie będzie możliwe potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia ani przekazanie informacji zwrotnej o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia;
• zgłoszenia anonimowe będą pozostawione bez rozpatrzenia.

KLAUZULE INFORMACYJNE

Na podstawie przepisów zawartych w art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy:

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Sygnalisty

1. Administratorem Danych Osobowych osoby zgłaszającej naruszenia prawa jest Prezydent Miasta Chełm z siedzibą w: 22-100 Chełm, ul. Lubelska 65.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@umchelm.pl, iod@pca.pl.
3. Administrator w związku z realizacją zadań związanych z obsługą zgłoszeń naruszenia prawa będzie przetwarzał dane w następujących celach:

• Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO dane będą przetwarzane w celu:
• realizacji obowiązku prawnego związanego z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszenia prawa wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
• przetwarzania danych w związku z podjęciem działań następczych w oparciu o obowiązek prawny wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
• dokumentowania, w tym prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych w oparciu
  o obowiązek prawny wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
• Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO dane będą przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami wynikającymi z przyjętych zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa,
• Na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO dane będą przetwarzane w celu udostępniania danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenia prawa innym podmiotom.

4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe przetwarzanie na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody będą przetwarzane do czasu realizacji celu dla którego zostały zebrane lub do czasu wycofania zgody w zależności które z nich wystąpi jako pierwsze.
5. Odbiorcami danych osobowych mogą być organy publiczne lub podmioty uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, a także inne podmioty wyłącznie w oparciu o uprzednio wyrażoną wyraźną zgodę Sygnalisty. Dostęp do Państwa danych będzie miał podmiot zewnętrzny z którym Administrator Danych Osobowych zawarł umowę o powierzenie obsługi i zarządzania ochroną sygnalistów.
6. Dane osobowe Sygnalisty nie będą przetwarzane automatycznie, jak i nie będą profilowane oraz nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
7. Sygnaliście przysługuje w szczególności prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania tych danych, jeśli są błędne, uzupełnienia danych, ograniczenia przetwarzania danych, usunięcia danych np. w przypadku, kiedy dane nie będą już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych w przypadkach, gdy macie do tego prawo. Przysługuje Państwu również prawo wycofania dobrowolnie wyrażonej zgody w każdym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w celu dokonania skutecznego zgłoszenia naruszenia prawa jest niezbędne na potrzeby podjęcia działań następczych w tym skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia.
9. W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych narusza przepisy RODO, Sygnaliście przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.

Klauzula informacyjna dla osób wskazanych w zgłoszeniu naruszenia prawa

1. Administratorem danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu naruszenia prawa jest Prezydent Miasta Chełm z siedzibą w: 22-100 Chełm, ul. Lubelska 65.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@pca.pl lub iod@umchelm.pl
3. Administrator w związku z realizacją zadań związanych z obsługą zgłoszeń naruszeń prawa będzie przetwarzał dane w następujących celach:
   1. Podejmowania działań następczych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa w oparciuo obowiązek prawny wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
   2. Dokumentowania w oparciu o obowiązek prawny wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO.
   3. Dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami wynikającymi z przyjętych zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, na podstawie zgodnie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono postepowania zainicjowane działaniami następczymi
5. Odbiorcami danych osobowych mogą być organy publiczne lub podmioty uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu będzie miał podmiot zewnętrzny, z którym Administrator Danych Osobowych zawarł umowę o powierzenie obsługi i zarządzania ochroną sygnalistów.
6. Dane osobowe nie będą przetwarzane automatycznie, jak i nie będą profilowane oraz nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
7. Osobom wskazanym w zgłoszeniu naruszenia prawa przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania poprawiania. Przysługuje także prawo do żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
8. W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych narusza przepisy RODO, osobie wskazanej w zgłoszeniu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.
9. Źródło pochodzenia danych osobowych podlega prawnej ochronie i wyłączeniu na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, z wyłączeniem przypadków, gdy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę zgłaszającą w złej wierze.